La dématérialisation des documents au cœur des entreprises : la gestion documentaire
Dans une entreprise, chaque collaborateur génère un nombre important de documents et en reçoit tout autant.
Rien n’est plus pénible que d’utiliser une version erronée d’un document ou passer son temps à chercher dans un dossier, un contrat ou une facture. On perd en qualité, en temps, en productivité et par conséquent en rentabilité au sein même de l’entreprise.
L’usage d’un logiciel de gestion documentaire est la solution pour pallier des problématiques propres au monde de l’entreprise.
Mais qu’est-ce que la gestion documentaire ?
L’acronyme GED signifie Gestion Electronique des Documents. Il s’agit de dématérialiser les documents de l’entreprise, c’est-à-dire passer d’un système de gestion au format papier à une gestion numérique des documents.
La dématérialisation des documents et ses avantages
Les documents et les informations qu’ils contiennent sont des données vitales pour l’entreprise et l’exercice de son activité.
De nos jours, l’information circule de plus en plus vite et son temps de traitement raccourci. Notre environnement est en perpétuel mouvement et le passage au numérique n’a fait que renforcer et accentuer encore davantage ce phénomène.
La gestion électronique des documents et de l’information permet :
1/ Augmenter la productivité de vos collaborateurs et donc la rentabilité de votre entreprise
Le passage à la dématérialisation des documents permet de stocker en un seul endroit l’ensemble de vos documents peu importe leur format et leur nature, accessibles de partout. Avec la génération de documents types, vos collaborateurs gagnent un temps précieux dans la création d’un document réalisé en un seul exemplaire, et ce, pour la recherche et le classement.
2/ Assurer la qualité de vos services
La GED fiabilise vos documents sauvegardés dans le cloud, en vous garantissant l’accès à la dernière version du document à l’instant T où que vous soyez au bureau, en télétravail ou en mobilité. La communication au sein de votre organisation est plus fluide, sécurisée et de qualité.
3/ Augmenter la réactivité de vos collaborateurs et donc de votre organisation
Ne pas avoir à chercher les documents, que ce soit en version papier ou en version électronique, permet d’augmenter significativement la réactivité de votre organisation auprès de vos clients. Avec la gestion documentaire, partagez des informations, des documents et des données se font en temps réel avec l’ensemble des services de votre entreprise.
4/ Des processus optimisés
Un système de gestion documentaire permet d’optimiser vos processus de travail en centralisant vos données et en les rendant accessibles aux services concernés. Dans chaque projet vous suivez étape par étape les documents à viser, à signer, à classer et à archiver ! Vous êtes ainsi en conformité avec la norme ISO 9001 et ses exigences.
5/ Vos données sécurisées
Utiliser un logiciel de gestion électronique des documents (ged) garantit la sécurité des données de votre entreprise. D’une part, l’ensemble des documents sont mutualisés et conservés dans le cloud, ainsi les accidents de la vie n’ont pas de prise sur vos données. D’autre part, vous avez la possibilité de restreindre l’accès à des informations confidentielles ou sensibles au sein de vos services.
6/ L’amélioration de la satisfaction client
Avec la GED, vous améliorez la relation avec vos clients grâce à votre réactivité, à la mise en place de processus optimisé et à la qualité de l’information communiquée ou partagée.
7/ La réduction des factures et de votre empreinte carbone
En plus des économies de temps, la fin des documents papier génère automatiquement une baisse de vos dépenses de fonctionnement (papiers, encres, imprimantes, classeurs d’archivages…) et surtout une diminution de vos émissions de CO2. La GED c’est aussi sensibiliser les utilisateurs aux bénéfices d’une telle solution et d’appliquer une politique RSE au sein des entreprises.
Vous l’avez compris la gestion documentaire est une solution à de nombreuses problématiques d’entreprises.
Pour une GED efficace, il est nécessaire d’observer quelques règles avant l’intégration de ce système :
- Faire un état des lieux des différents emplacements de stockage de tous les documents inhérents à votre entreprise
- Choisir votre partenaire et votre environnement de stockage et de partage
- Archiver les versions antérieures de vos documents afin de ne pas polluer votre système de gestion documentaire
- Définir une arborescence claire de classements par typologie de fichiers et de données pour l’ensemble de vos projets
- Sécuriser l’accès à vos données en attribuant des droits spécifiques à chacun de vos collaborateurs ou service
Une solution innovante pour la GED
Intégrant la gestion documentaire au cœur de son système, l’outil de gestion d’entreprise et de projet Wandeed fera de la mise en place de votre GED un jeu d’enfant !
Finis les problèmes de compatibilité à gérer entre plusieurs systèmes, Wandeed est le logiciel tout-en-un, grâce à ses fonctionnalités :
- Gestion commerciale
- Planification
- Gestion des mails
- Gestion documentaire
- Pilotage d’entreprise
- Processus et qualité
Le logiciel Wandeed vous permet de travailler en mode collaboratif, les informations sont mutualisées pour l’ensemble de votre organisation et de vos services.