Bureaux d’études : pourquoi utiliser un logiciel pour gérer vos appels d’offre ?

La gestion des appels d’offre pour les bureaux d’études représente un véritable enjeu. En effet, si la gestion se révèle hasardeuse, cela à d’importantes conséquences pour la santé économique de l’entreprise en question. Mais quelles sont les différentes étapes qu’englobe la gestion des appels d’offre ? Cela commence par la veille des marchés publics et des projets privés afin d’être en mesure d’identifier les marchés sur lesquels me positionner. Ensuite, on constitue dans le délai imparti, le dossier d’appel d’offres. Ce dossier intègre l’ensemble des documents à fournir notamment le détail du chiffrage, les ressources humaines et matérielles dont l’entreprise dispose, un mémoire technique…

Afin ne plus passer à côté d’un marché à fort potentiel, il devient urgent d’intégrer un logiciel de gestion de projet (ERP) au sein de son bureau d’études.

Voici comment un ERP peut réellement améliorer la gestion des appels d’offre pour les bureaux d’études :

1/ Augmentation de l’efficacité de la gestion des appels d’offres

Ainsi, avec un ERP vous pouvez automatiser les tâches chronophages à faible valeur ajoutée telles que des notifications (dates limites : facture, relance, suivi des délais…), l’utilisation de documents types, les reportings, la facturation automatisée…

De plus, la centralisation des données permet de gagner un temps considérable et vous donne la garantie de toujours accéder à la dernière version du document à jour. La synchronisation des informations permet une saisie unique permettant d’éviter erreurs et oublis.

Une solution de gestion d’entreprise permet d’améliorer la productivité des équipes particulièrement en optimisant les processus. Ainsi, votre bureau d’études devient efficient dans la réponse aux appels d’offres. Vous gagnez en réactivité et faites le bonheur de vos clients, mais aussi de votre activité. C’est du temps gagné pour la gestion de vos projets en cours et à venir.

2/Amélioration de la collaboration par la communication

Notre solution Wandeed destinée aux bureaux d’études intègres de nombreuses fonctionnalités permettant une fluidité à la fois dans la communication et donc dans le travail :

• Agenda multi-utilisateurs et collaboratifs
• Messagerie interne instantanée liée à chaque projet
• Notification interne
• Planification et attributions des tâches aux collaborateurs
• Sprint planning

Ces outils créent ainsi un environnement de travail idéal à une véritable collaboration entre les équipes et les services. Il s’agit d’un élément essentiel pour une gestion des appels d’offres optimisée et efficace. En effet, la centralisation des informations, des données et des services permettent une amélioration de la qualité des réponses émises pour l’appel d’offre.

3/Capitalisation des informations : indicateurs et reportings

Les fonctionnalités d’une solution de gestion de projets telle que Wandeed permettent une vision globale de votre activité et de vos projets, grâce à ses indicateurs de gestion et à ses reportings. À vous de choisir la granularité de l’information souhaitée.

En effet, vous bénéficiez ainsi d’un suivi des appels d’offres dans le détail de leur statut : passé, en cours et à venir. Mais également dans le détail avec le suivi entre autres des travaux, de chantier et de l’équipe.

Les feedbacks et les retours d’expériences se trouvent facilités par les reportings. Les appels d’offres sont ainsi analysés et vous font par conséquent gagner en expertise métier, vous et votre équipe.

4/ERP et expert métier

Les ERP vont vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel de votre activité et d’upgrader votre expertise. En effet, vous disposez d’un arsenal de fonctionnalités et de données vous permettant de mettre en place des processus d’appels d’offres efficaces.

Désormais, vous êtes en mesure de :

• Sélectionner les appels d’offres les plus susceptibles d’être remportés
• Rédiger des dossiers complets de réponse en un temps record grâce aux documents types et aux processus
• Suivre à chaque étape l’ensemble des appels d’offres et de chaque projet
• Garantir la conformité des dossiers : études, plans, suivi, délais, archivages des documents
• Respecter les réglementations qui régissent les marchés publics
• Optimiser l’activité de votre entreprise et celle de votre équipe

Avec un logiciel de projet et d’entreprise, vous gagnez en expertise et en rentabilité pour votre bureau d’études.

Intégrer l’ERP au sein de votre bureau d’études

Faire le choix d’intégrer cette solution au sein de votre bureau d’études est la réponse à vos problématiques de travail quotidiennes.

L’objectif initial de l’ERP est de centraliser les informations pour une véritable corrélation des données. Ainsi que l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à la conduite de vos projets, de vos travaux et chantiers, soit au sens large, de toute votre activité.

C’est pour cela que la solution Wandeed est LA réponse à vos besoins, car Wandeed :

• Favorise avec ces outils de communication interne la collaboration interservices et donc le travail d’équipe
• Optimise le taux d’occupation de vos collaborateurs grâce à la fonction planification ergonomique et performante
• Mutualise les données pour supprimer les erreurs liées à la redondance des saisies
• Centralise les informations et les rend accessibles à tous les utilisateurs notamment en mobilité sur chantier
• Intègre un tableau de bord personnalisé comprenant des indicateurs de suivi au choix pour une vision globale de l’activité de l’entreprise ainsi qu’une vision micro/macro des projets dont les appels d’offres
• Intègre la fonction de facturation automatisée et prévisionnelle ainsi que des conditions de facturation spécifiques par ligne et/ou par projet
• Gère tous les aspects de votre bureau d’étude, tant votre activité que la partie Ressources Humaines.

De façon, plus générale, Wandeed optimise :

• Votre organisation
• Vos processus administratifs et métiers
• Vos planifications
• Vos ressources humaines et matérielles
• Vos projets et votre activité

Avec notre logiciel Wandeed, rentabilisez votre activité grâce à des arbitrages réactifs et éclairés.