Comment manager efficacement son équipe en télétravail ?
La pandémie de la Covid-19 a eu de nombreux impacts sur l’entreprise notamment sur notre façon de travailler. En effet, de profondes modifications ont été opérées afin de s’adapter à cette crise sans précédent et de maintenir au mieux l’activité des entreprises.
Avant la crise sanitaire, le télétravail était anecdotique, réservé le plus souvent aux start-ups, avec une difficulté majeure à sa mise en place dans les grands groupes. Si nous devions voir le côté positif, ce serait le temps gagné sur le processus de digitalisation avec une expansion sans précédent au sein des entreprises toutes tailles confondues et la mutation induite de l’organisation du travail.
D’ailleurs au-delà l’aspect purement fonctionnel, manager efficacement son équipe en télétravail demande de poser un cadre clair avec des règles et des limites. En effet, travailler de chez soi ne signifie ni de s’occuper de l’intendance de la maison, ni de travailler H24 sous prétexte d’être sur place.
Il convient donc d’instaurer pour un management efficace de son équipe, une organisation spécifique au travail à distance basée sur :
1/ La confiance en son équipe et ses collaborateurs
Un manager se doit de faire confiance à ses collaborateurs afin de ne pas céder au surcontrôle de ses équipes.
En plus d’être contre-productif, le manque de confiance en télétravail est à l’origine d’un climat lourd et anxiogène. Néanmoins, rien ne vous empêche de définir des plages horaires de présences obligatoires, où seront programmées les réunions et les points quotidiens.
2/ La communication au cœur de l’organisation
Travailler de chez soi ne signifie pas travailler reclus et seul. Dans votre management, instaurez des « routines » avec vos équipes, tel qu’un point journalier (de type Daily) où chacun explique en quelques mots le travail effectué durant la journée. Cela permet à l’équipe d’avoir une vision d’ensemble de ce qui est accompli et de ne pas perdre le lien en ayant les informations essentielles.
Attention à ne pas tomber dans un système de réunionite ! Disons que pour une équipe de 8 à 10 personnes, ce point doit durer maximum 15 à 20 minutes. Au-delà, il s’agit de sujets spécifiques nécessitant une réunion ultérieure avec les collaborateurs inhérents au projet.
3/ Les objectifs définis par le manager
Les managers le savent, conduire un projet sans feuille de route, c’est foncer dans le mur! Pourtant il arrive à distance que le manager soit happé par sa propre routine et ses tâches, laissant ses équipes livrées à elles-mêmes.
Comme vous pourriez le faire en présentiel, à distance, il est également primordial de définir des objectifs. Chacun des collaborateurs se verra attribuer des objectifs propres et les attendus. Vous permettez ainsi à vos collaborateurs de travailler en toute autonomie et vous, vous n’êtes plus en mode « contrôle ».
4/ Le bien-être et le travail à distance
Le télétravail possède de nombreux avantages pour les salariés, pour l’entreprise et pour l’environnement. Il peut être intégrer dans la politique RSE de l’entreprise, en effet, le télétravail permet un ensemble d’amélioration en totale adéquation avec les préceptes et les piliers de la Responsabilité Sociétale des Entreprises.
Les salariés télétravailleurs
Si travailler à distance requiert une certaine organisation à mettre en place, le télétravail permet d’allier plus facilement vie professionnelle et vie personnelle.
En effet, fini les temps de trajet à rallonge, les réveils 3h avant l’horaire d’embauche, avec la possibilité de travailler où l’on veut (tant que le réseau internet est accessible) et une économie de carburant appréciable surtout en ce moment.
Ainsi, le salarié gagne en qualité de vie, mais il ne faut pas s’arrêter là. En tant que manager, vous devez vous assurer que vos collaborateurs disposent d’un environnement agréable et de matériels adéquats pour travailler !
L’entreprise
Le travail à distance contribue donc à l’épanouissement des salariés.
Ainsi, des collaborateurs épanouis sont des salariés de qualité dont la productivité se trouve boostée. Plus de productivité signifie une meilleure rentabilité de l’entreprise.
De plus, les locaux n’étant pas extensibles à souhait, plus besoin de pousser les murs ! il s’agit de gain de place, d’économie de loyer et de fonctionnement. Autant d’économies permettant d’investir dans du matériel et des outils de management collaboratif.
L’environnement
Mettre en place le télétravail au sein d’une entreprise n’est pas neutre d’un point de vue de l’empreinte carbone.
D’une part, vous supprimez les émissions de CO2 directement liées au transport des salariés de leur domicile à leur lieu de travail.
D’autre part, vous réduisez les dépenses d’énergies liées aux locaux et à leur entretien. Préserver la planète est le rôle de tous !
5/ Les outils des télétravailleurs
Pour un management de qualité, il faut mettre à disposition en plus du matériel, des outils informatiques permettant un travail à distance optimal pour :
Communiquer avec son équipe
Pour garantir la cohésion du groupe, cultiver l’esprit d’équipe et alimenter le lien entre les collaborateurs, les outils de communication sont primordiaux :
-la Visioconférence : Teams, Skype ou encore Zoom
-la messagerie instantanée : Teams, Slack, Wandeed …
-les e-mails
-le téléphone
Travailler en mode collaboratif
-la gestion documentaire afin de centraliser l’ensemble des documents inhérents à un projet et accessibles par les différents collaborateurs
-la gestion des mails ainsi vous visualisez en temps réel les mails à traiter, les urgences et ceux en cours par vous et vos équipes
-l’agenda partagé, vous permet de travailler en toute transparence avec votre équipe et également de contrôler la charge de travail de chacun (télétravail ou présentiel le temps de travail est le même donc pas question de surcharger les plannings sous prétexte de travail à distance)
Optimiser et faire le choix d’un outil all inclusive : l’ERP Wandeed !
Le logiciel de gestion de projet et d’entreprise Wandeed intègre l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à la conduite de projet, d’équipes et d’entreprise :
-la planification
–le pilotage d’entreprise avec ses indicateurs
-la gestion des mails
-la gestion documentaire
-la gestion de la qualité
Le tout en mode management collaboratif et accessible où que vous soyez en télétravail, au bureau ou en mobilité :
– l’agenda partagé
– la messagerie instantanée
– la saisie automatisée des heures
– le classement des mails multi collaborateurs
– l’accès à tous les documents d’un projet en 1 clic
En quelques mots…
Manager efficacement son équipe en télétravail demande quelques aménagements spécifiques de son temps de travail. En plus de garder du lien et de motiver votre équipe, le respect de ce cadre évitera tout débordement et abus, d’un côté comme de l’autre.
Car si le télétravail demande une transparence quant à la disponibilité de ses salariés, un droit à la déconnexion et aux respects de sa vie privée doivent être observés. La mise en place d’une charte de télétravail est tout indiquée, intégrant ainsi l’ensemble des prérogatives inhérentes à chacun, dont le temps de travail effectif, les horaires de présence obligatoires et le choix de l’activation de la caméra lors des réunions en visioconférence, par exemple.