Une gestion des mails optimisée au sein de votre société

La communication au sein de l’entreprise et de ses services est un élément essentiel à son bon fonctionnement. Pour échanger avec un client ou un collaborateur, l’un des outils phares après l’usage du téléphone est l’envoi de mails professionnels. Si les emails s’avèrent nécessaire, optimiser leur traitement et leur gestion quotidienne est indispensable pour une entreprise.

Chaque jour, plus de 306 milliards de mails sont envoyés dans le monde dont 1.4 milliard en France.

Dans une entreprise française, cela représente en moyenne 34 emails envoyés et 88 emails reçus par chaque collaborateur.

Afin de ne pas perdre en productivité, il convient de mettre en place une méthode de classement et d’archivages. Faute de quoi, la quantité de mails professionnels à gérer devient pharaonique et chronophage pour les organisations et les services. Il est donc important que la gestion des mails soit organisée et efficace.

Une formation aux bonnes pratiques est utile pour améliorer sa productivité !

Voici quelques astuces pour gagner un temps précieux dans la gestion de vos emails professionnels :

– Planifiez des créneaux horaires de traitement de vos mails

Afin de pouvoir se concentrer sur son activité et son cœur de métier. Dédier un temps imparti chaque jour, permet de ne pas se noyer sous le flow des « non-lus », de trier et de répondre aux urgences, sans impacter sa fonction. Le but est de gérer sa messagerie sans y passer la journée, de préférence le matin à son arrivé au travail.

– Catégorisez vos mails dès réception afin de prioriser leurs traitements

Les messages n’ont heureusement pas tous les mêmes degrés d’urgence. Généralement les messages des clients sont souvent prioritaires, ainsi vous évitez les oublis et les mails sans réponse.

Vous pouvez également les catégoriser par délai d’envoi de réponse afin d’y voir plus clair et de ne pas crouler sous la pression.

– Catégorisez vos mails par statut

Pour être sûr de ne rien oublier et qu’aucune information ne passe à la trappe, classez dans votre messagerie les mails par niveau d’avancement du type : urgent / à traiter / en cours / en attente. Cela vous donnera une liste des actions à mener par priorité et donc d’optimiser ainsi votre temps et votre organisation.

– Définissez très clairement l’objet du mail

Pour un classement efficace afin de ne pas perdre un temps précieux à rechercher des informations dans votre messagerie, soyez précis dans l’objet du mail. Ainsi, vous pouvez mettre en place un système de codification clair, exemple d’objet : le nom du dossier, le nom du client, le sujet de l’email. Il y a fort à parier que vos destinataires appliqueront ce même système lors de vos futurs échanges.

-Au niveau du contenu des messages

Soyez le plus concis possible dans vos demandes et dans vos réponses, cela vous évitera la réception de messages professionnels avec un contenu en mode version « roman-fleuve », totalement contreproductif !

Optez pour une information claire, nette et précise.

– Appliquez des filtres directement sur votre boite mail

C’est une solution pratique qu’il est possible de mettre en place sur un grand nombre de messageries telles que GMAIL ou encore Outlook. Vous pouvez donc définir des filtres par mots-clés ou adresses emails afin que les messages reçus soient automatiquement classés dans le dossier dédié.

– En cas d’absences

N’hésitez pas à miser sur la réponse automatique, qui ne manquera pas de notifier l’expéditeur de votre absence, notamment les clients. Vous pouvez également ajouter dans le corps du message les coordonnées d’une personne ou du service à contacter en cas d’urgence.

Si vous suivez cette liste de conseils et appliquez cette méthode, vous augmenterez votre productivité individuelle.

Des outils alternatifs existent sans formation requise

L’utilisation d’un réseau de communication interne aux collaborateurs de l’entreprise

Vous dites enfin adieu aux conversations du quotidien envahissant votre boite mail, avec en plus la possibilité de supprimer les notifications de message lorsque cela est nécessaire ! Vous restez ainsi focus sur la tâche en cours.

La gestion documentaire des emails

Elle permet d’améliorer le travail de l’ensemble des services de l’entreprise et de réduire de façon significative les coûts de stockage liés au doublon des mails et des documents. Vous sécurisez ainsi les documents de travail sans peur de perte ou de destruction malencontreuse.

La solution All Inclusive : Wandeed !

L’outil de gestion d’entreprise Wandeed et sa fonctionnalité gestion des mails :

Exit la boite de réception pleine à craquée !

Synchronisez avec Outlook 365 pour gérer tous vos e-mails en temps réel et accédez à votre messagerie, directement depuis l’icône de l’application.

Ce logiciel allège les journées de vos collaborateurs grâce à sa fonction de mutualisation de traitement des mails. En effet, en tant que destinataire en copie du mail, vous visualisez en temps réel, les mails traités par vos collaborateurs et ceux en cours de traitement. Vous travaillez en mode collaboratif !

Les emails traités sont automatiquement classés selon les besoins pour éviter la duplication et la redondance de manipulation.

Vous pouvez ainsi créer une base documentaire fiable propre à chacun de vos projets.

Vous ne perdrez plus une minute à rechercher les informations, la gestion des mails avec Wandeed vous assure d’obtenir la dernière version du document ! Wandeed fait de vos emails de véritables documents de travail accessible par l’ensemble des professionnels de votre organisation.

Votre messagerie et votre agenda ne font plus qu’un !

Transformez vos emails, en tâche ou en action à planifier directement dans votre agenda, planifier votre activité est un jeu d’enfant !

Mettez également à jour votre planning en temps réel à la réception d’un message car la flexibilité est essentielle dans votre métier !

Les échanges essentiels à vos projets = Restez connecté !

Wandeed intègre une fonction chat permettant la communication entre chaque service, par collaborateur mais aussi par projet. Ne gardez dans vos projets que les éléments indispensables à son suivi et à son historique.

Les fonctionnalités Wandeed

Cet outil vous permet de piloter votre société grâce à l’interconnectivité de ses fonctionnalités et à la corrélation des données !