Bureau d’études : les 9 critères pour choisir son logiciel de gestion (ERP)
Le choix d’un logiciel de gestion par un bureau d’études peut vite tourner au casse-tête. En effet, un bureau d’études est composé en majorité d’ingénieurs et de techniciens, véritables professionnels dont l’expertise métier s’étend à de nombreux secteurs, très différents les uns des autres : environnement, bâtiment, informatique, travaux, produits, techniques…
Il n’en demeure pas moins qu’un bureau d’études est garant du respect des normes, des règles et de la qualité, quelle que soit la spécificité de son domaine d’expertise. Ainsi, un bureau d’études répond aux besoins des entreprises et facture au temps passé dans le cadre de l’étude de faisabilité d’un projet par exemple, à la prestation pour le montage d’un dossier en amont de la réalisation du projet, au pourcentage du projet global dans le cas d’un projet immobilier.
Vous souhaitez intégrer un ERP au sein de votre entreprise afin d’optimiser la rentabilité de votre bureau d’études, la productivité de vos équipes, la qualité de votre travail ? Un outil véritablement expert métier répondant aux besoins et aux problématiques spécifiques de votre domaine de compétences ?
Voici les 9 critères pour choisir son logiciel de gestion (ERP)
1/ Un logiciel spécifique
Assurez-vous que le logiciel de gestion de projet et d’entreprise de votre choix, soit en totale adéquation avec votre cahier des charges. En effet, c’est au logiciel d’être conforme à vos besoins et à vos exigences, il s’agit de l’achat d’une solution et non d’un problème ! Alors ne faites pas de compromis et tournez-vous vers un ERP possédant une véritable expertise de votre métier. Il sera le garant de la qualité de votre travail pour la décennie avenir et plus encore.
2/ Des fonctionnalités essentielles
Un BE a besoin d’un ERP possédant des fonctionnalités indispensables à son travail. Voici les modules en question :
la gestion commerciale pour le suivi des appels d’offres, des devis, des marchés de travaux- la planification : disponibilité des ressources humaines par statut et compétences, affectation par projet, suivi des absences et du taux d’occupation
- le suivi de vos projets : avancements, intervenants internes et externes, sous-traitance
- la facturation : à l’avancement, intégration des conditions particulières et automatisation de celle-ci
- la gestion financière : KPI (indicateurs de performance) avec suivi de vos objectifs, suivi analytique de votre activité par projet et par collaborateur
3/ Un outil personnalisable
Un logiciel de gestion de projet personnalisable, c’est l’assurance d’un ERP qui s’adapte à votre fonctionnement et à vos besoins avec la possibilité :
- d’ajouter des champs spécifiques à votre domaine de compétences
- d’intégrer vos processus de travail, gage de qualité
- de créer les widgets (indicateurs/statistiques) de votre choix pour un suivi en temps réel de vos objectifs directement sur votre tableau de bord
- d’accéder à un agenda individuel et multicollaborateurs pour un management agile favorisant l’esprit d’équipe
- de définir des conditions de facturation spécifiques à chaque projet
- d’attribuer des droits d’accès aux projets pour une parfaite maîtrise des données
4/ Une interface ergonomique
La facilité de la prise en main de la solution est primordiale. Un logiciel de gestion de projet trop complexe risque de décourager votre équipe et de nuire au fonctionnement de votre entreprise. Choisir une solution nécessite donc, en plus de respecter le cahier des charges de votre bureau, de posséder une interface ergonomique et intuitive.
5/ La sécurisation des données
La sécurité se joue à plusieurs niveaux, en effet, toutes les entreprises ont besoin d’une garantie quant à la sécurisation des données qu’elle traite. Les clients ont besoin de pouvoir faire confiance à leur prestataire, notamment dans le traitement des informations qu’ils communiquent sur les projets. Vous, en tant que professionnel, en fonction de votre rôle au sein de l’entreprise, vous avez besoin d’accéder à l’ensemble des données des projets ou seulement à une partie. Tous les projets n’ont pas le même degré de confidentialité, également au sein d’une même structure.
6/ La formation à l’utilisation du logiciel
Préférez une entreprise intégrant une étape de formation à l’achat du logiciel, de préférence, dispensée par de véritables experts de votre métier. En effet, la formation permettra de rassurer votre équipe et d’autre part de gagner du temps sur l’apprentissage de la solution. De plus, vous aurez la possibilité lors de cette formation de traiter des cas concrets et d’aborder des cas de figure complexes inhérents à vos projets. Les incertitudes sont levées et vos objectifs d’intégration du logiciel sont atteints.
7/ Le prix
Les logiciels de gestion de projet sont nombreux sur le marché, donc n’hésitez pas à comparer à fonctionnalités équivalentes les tarifs. Vérifiez par ailleurs les coûts liés à l’installation du logiciel, car ils doivent être en adéquation avec la taille de votre entreprise.
Attention aux coûts cachés ! Il arrive que le support client occasionne un surcoût, tout comme la maintenance de la solution. Alors, ouvrez l’œil et lisez entre les lignes !
8/ Le support clients
Assurez-vous que l’outil de gestion de projet et d’entreprise de votre choix, intègre bien un service de support clients directement rattaché à l’entreprise informatique que vous aurez choisi pour l’achat de votre ERP. Rien de tel pour une meilleure garantie de la qualité du service. Bien entendu, la sollicitation du support clients doit être gratuite !
9/ La maintenance de l’outil
Vérifiez que la maintenance du logiciel de gestion est assurée au quotidien et sans coût supplémentaire. Il s’agit d’un gage de qualité et l’assurance d’utiliser un produit toujours à la pointe de l’innovation.
Vous savez désormais tout ce qu’il y a à savoir pour choisir un ERP de gestion spécifique à un bureau d’études.
Vous souhaitez vous lancer et faire appel à une entreprise qui développe, commercialise et implémente son propre ERP dédié aux ingénieurs et aux BE ?