La gestion de projet et sa méthodologie au sein de l’entreprise
Le but premier de la gestion de projet est de répondre à la contrainte triptyque du coût, qualité et délai.
Pour conduire efficacement un projet prenant en compte ses contraintes propres, au préalable il convient de le découper en 5 phases, qui seront à leur tour divisée en différentes étapes.
Pour cela, il faut établir un processus intégrant l’ensemble des étapes inhérentes au projet, définir les actions clés et les contributeurs (internes et externes).
La personne en charge de réaliser cette feuille de route et de coordonner le tout, est le Chef de projet, véritable chef d’orchestre, c’est lui qui anime, alerte et sécurise tous les aspects du projet. Un rôle essentiel demandant des compétences d’empathie, de communication et d’anticipation.
Il s’agit avant tout de management transversal permettant un travail d’équipe essentiel pour mener à bien le projet dans les meilleures conditions et ainsi satisfaire le client.
De manière générale, le cycle de vie d’un projet est composé de 5 phases :
La phase 1 : l’avant-projet
On établit les objectifs du projet et les coûts. La méthode consiste à établir le cahier des charges afin de border les demandes du client et également d’évaluer les risques inhérents au projet, pour être en mesure de proposer des solutions et d’anticiper des surcoûts éventuels.
Dès le début, on définit les ressources et les besoins qu’impliquent le projet ainsi que leurs disponibilités pour garantir les délais annoncés.
La phase 2 : la planification
La mise en place d’un rétroplanning intégrant l’ensemble des étapes et des tâches à effectuer est une phase essentielle de la gestion de projet.
D’un point de vue organisationnel, elle permet de manager les équipes efficacement et sereinement, chacun sait ce qu’il a à faire, sur quelle étape et donc à quel moment intervenir. Elle permet également d’intégrer préalablement les équipes externes notamment dans le cas de la sous-traitance et/ de mobiliser les ressources au bon moment. La planification est un véritable enjeu dans la stratégie d’entreprise car elle impacte la productivité, la rentabilité et la qualité d’une activité !
La phase 3 : l’exécution ou mise en production
Il s’agit de suivre le planning préalablement réalisé afin de respecter les délais et l’organisation initialement définie. Pour le chef de projet, le management passe par des points réguliers avec l’ensemble des contributeurs au projet, ce sont des réunions à 360°. Ainsi, les équipes ont une vision panoramique du projet et des avancées mais également des situations à risques permettant l’anticipation de solutions pour sécuriser des aspects critiques.
La phase 4 : la qualité
Ici la qualité est à appliquer sur plusieurs niveaux : le contrôle des livrables, les suivis de l’avancement et également les indicateurs financiers du projet pour s’assurer étape par étape de sa rentabilité. Cette phase est intrinsèquement liée à la phase d’exécution puisqu’il s’agit de points de contrôle souvent prévus à chaque étape clé du projet afin d’avoir la capacité d’optimiser le pilotage du projet.
La phase 5 : la clôture du projet
Cette phase inclut 2 aspects, le premier est économique, on clôture administrativement et financièrement le projet, on fait le bilan sur la rentabilité du projet et le respect du coût, de la qualité et du délai, grâce à de nombreux indicateurs financiers.
Le second aspect concerne le retour d’expérience des membres de l’équipe sur ce qui a fonctionné et ce qui est à améliorer afin de progresser et tirer des enseignements pour les futurs projets et mettre à jour le système qualité de l’entreprise ainsi que les processus métiers le cas échéant.
Vous l’aurez compris, la réussite de votre projet dépend en grande partie de la mise en place du processus de gestion de projet et du management des équipes. Ce processus représente une nécessité pour l’organisation, la productivité, la qualité et la rentabilité de l’entreprise.
Pour mettre en place le processus du cycle de vie projet au sein de vos équipes,
il existe plusieurs outils, techniques et méthodes d’aide à la gestion des projets. En voici quelques exemples :
– le chemin critique a pour but de définir le chemin le plus long intégrant le plus grand nombre de tâches pour livrer le projet en temps et en heure.
– le diagramme de GANTT permet de réaliser et suivre un rétroplanning projet en intégrant les tâches et les étapes clés du projet
– la méthode KANBAN permet une vision d’ensemble des flux (Workflow) de ce qu’il y a à faire, ce qui est en cours et ce qui est terminé.
– le fichier Excel a plusieurs entrées et colonnes, qui est parfait pour la personne qui l’a construit mais si complexe qu’il ne peut être administré que par elle-même.
– travailler en mode Agile peut également vous permettre de structurer davantage vos processus en développant l’adaptabilité de vos équipes à leur environnement.
Il en existe beaucoup, plus ou moins simple, prêt à l’usage ou paramétrable. La faiblesse commune de ces outils est de traiter un aspect spécifique du projet mais pas tous, ainsi on constate leur multiplication au sein d’une même entreprise, générant par conséquent une décorrélation des informations car indépendants les uns des autres.
Le must du must c’est l’outil tout-en-un,
intégrant l’ensemble des fonctionnalités pour la gestion des projets et le pilotage de votre activité, que vous soyez seul dans votre entreprise ou des milliers. Il s’agit de l’ERP, un outil de travail performant alliant la prospection, la planification, le pilotage des activités, la facturation, la gestion financière …
L’avantage d’une telle solution à 360° est la corrélation des données entre elles et la mutualisation des informations permettant un travail véritablement collaboratif.