Comment intégrer le sprint à votre gestion de projets ?

Le but premier de l’intégration du sprint à votre gestion de projet est d’optimiser vos ressources, la productivité des équipes et par conséquent la rentabilité du projet.

Avant d’aller plus loin sur la façon d’intégrer un sprint, il convient de définir :

• Qu’est-ce qu’un sprint ?
• Quels sont les objectifs du sprint ?
• Comment mettre en place un sprint planning et l’intégrer à votre gestion de projet ?
• Quelle application indispensable aux sprints ?

La définition du Sprint

Initialement, le sprint s’inscrit dans la méthode Agile Scrum, il spécifie le cycle du projet en le décomposant en plusieurs tâches devant être effectuées afin d’atteindre une nouvelle phase de développement du projet ou du produit.

Dans les faits, les sprints sont orchestrés par un chef de projet ou SCRUM Master, qui instaure une réunion intitulée « Sprint planning » en amont du sprint, avec l’ensemble des équipes de l’entreprise investissant le projet.

Au cours de cette réunion de travail, chaque membre liste clairement ses tâches et les objectifs à atteindre durant le sprint. C’est ainsi qu’à partir de la décomposition des tâches se construit la planification du projet au sein de l’équipe.

Il faut savoir qu’en moyenne la durée d’un sprint varie entre une et quatre semaines en fonction du nombre de tâches et de leurs durées respectives.

Les objectifs du sprint

Vous l’aurez compris, le sprint est une course balisée permettant d’atteindre des objectifs préalablement établis, dans le but de mener à bien son projet.

Cette méthodologie, issue de la méthode agile scrum, permet un management transversal efficace des équipes. En effet, la priorisation des tâches et le temps dédié à chacune des actions permet une optimisation de la planification et par conséquent de la productivité. Chaque membre bénéficie d’une vision panoramique du projet, favorisant ainsi son implication dans le développement. Mais également une vision claire de l’objectif que l’équipe doit atteindre durant le sprint en cours.

Du point de vue du client, le sprint permet un développement transparent du produit ou du projet. En effet, on présente généralement au client les résultats à la fin du sprint. De cette façon, l’entreprise et le client gagne ainsi du temps, s’il y a changement de cap ou incompréhension. L’intégration du sprint dans la gestion d’un projet permet donc une meilleure réactivité de l’entreprise en cas de changement du client mais aussi une meilleure rentabilité du projet. En effet, il n’est plus question de travailler durant des mois sans soumettre au client le moindre résultat.

Rien n’est plus terrible pour un client et un prestataire d’atteindre un résultat décevant ou inadapté, ce sont des ressources, du temps et de l’argent gaspillés. L’image de l’entreprise prestaire en est impactée et la confiance du client perdu !

L’intégration du sprint planning à votre gestion de projet

Voici la méthode en 8 étapes pour procéder à l’intégration du sprint dans votre équipe.

1 / La définition des objectifs du projet

Il convient avant toute chose de définir clairement le projet, quelles sont les attendus et sous quel délai ? On reprend ainsi point par point le cahier des charges du projet, que l’on découpe par phase. Chaque phase sera définie par une série d’actions et de tâches à effectuer : le backlog.

2/ L’affectation des ressources

Une fois le découpage réalisé, il est nécessaire pour le chef de projet d’assigner les tâches à chaque membre de l’équipe en fonction des besoins du projet.

3/ Le Sprint planning et la gestion des temps

Lors de la réunion du sprint planning rassemblant l’équipe de travail du projet. Chaque membre fait le point sur les objectifs de son sprint et sur les tâches qui en découlent. Ainsi, il définit avec le chef de projet, le temps qu’il estime passer. Le but n’est pas de sous-estimer ou de surestimer, mais véritablement d’être au plus près de la réalité. En effet, le temps n’étant pas extensible à souhait, il convient pour être agile de ne pas surcharger ses équipes.

4/ La planification du sprint

Chaque membre de l’équipe possède désormais sa feuille de route, avec l’ensemble des actions listées, à effectuer durant le sprint. Il convient désormais de les intégrer dans leur agenda respectif, il s’agit de la planification des actions des projets à mener.

5/ Le statut des tâches

Il est nécessaire que les membres de l’équipe et le chef de projet aient une vision à l’instant T de l’avancement du projet et par conséquent du statut de chaque tâche. D’autant plus qu’il arrive souvent que des tâches dépendent les unes des autres. Afin d’optimiser la gestion des ressources, l’utilisation d’un Kanban est tout indiqué. Chaque utilisateur déplace alors la tâches dans la colonne adéquate (à faire / en cours / terminée).

6/ Le Daily

Faire un point journalier sur les avancées afin de détecter les déviances ou problématiques éventuelles, ce sont 10 minutes qui peuvent sembler perdues. Néanmoins dans la réalité de la gestion de projets, c’est du temps gagné par l’équipe en cas de fausse route. De plus, cette méthode permet une vision intégrale de l’ensemble du projet par les membres de l’équipe et un management facilité par la communication.

7/ La démonstration

A la fin de chaque sprint, l’équipe se réunit et fait la démonstration des actions réalisées durant cette période. On fait le point sur les avancées et on encourage également chaque membre à faire un feedback sur ce qui a fonctionné, ce que l’on peut améliorer et sur ce qu’il faut abandonner. Ainsi le groupe upgrade à chaque sprint et affine sa gestion des projets pour une optimisation de sa productivité.

8/ La succession de sprints

Lorsque la démonstration est terminée, on revient à l’étape 3 jusqu’à l’étape 7, on suit ce processus jusqu’à la fin du projet.

Cette méthodologie permet un développement serein des projets et une augmentation de leur rentabilité. Encore faut-il avoir l’outil de travail adéquat à disposition afin d’intégrer ce processus dans l’entreprise !

L’outil de gestion de projets tout-en-un

La création des sprints et leurs gestions sont grandement facilitées par la solution de gestion de projets Wandeed.

En effet, cette application permet la création de projets et les sprints associés en quelques clics : Être Agile devient un jeu d’enfant !

Les fonctionnalités du logiciel Wandeed permettent la gestion de votre projet de bout en bout, de la gestion commerciale en passant par le développement du projet, sa planification et la facturation. L’état d’avancement des actions des sprints se fait d’un coup d’œil grâce à l’outil Kanban, intégré nativement aux sprints pour chaque membre d’équipe : c’est la méthode Wandeed !

Ainsi, vous avez une visibilité du taux d’occupation de votre équipe, vous permettant d’éviter les surcharges et les ratés, avec une meilleure gestion des ressources de votre entreprise et un management des équipes fluidifié.

Avec Wandeed, vous communiquez directement sur vos projets avec vos collaborateurs grâce à l’espace de discussion dédié. Vous gardez donc en mémoire l’historique du projet sans besoin d’archiver dans un espace annexe.

La mise en place de l’application Wandeed vous permet d’atteindre votre objectif de rentabilité tout en travaillant en mode agile avec vos collaborateurs. Ayez toujours un temps d’avance grâce aux indicateurs personnalisés de suivi et obtenez la visibilité à 360° sur l’ensemble de vos projets : de leurs ressources dédiées, à leur avancement, en passant par les coûts engagés et la facturation à venir.